Avokonttori onkin vedätystä? "Tila ei itsessään synnytä hyvinvointia tai yhteistyötä"

Laajalla työnhakusivustolla julkaistu artikkeli opastaa: ”Näin selviydyt avokonttorissa.” Ratkaisuksi tarjotaan ihmisten karttelua eli saapumista töihin eri aikaan kuin suurin osa työtovereista sekä tyyriiden, satoja euroja maksavien vastamelukuulokkeiden hankkimista omalla kustannuksella. Vaikka juuri tavoitettavuuden pitäisi olla avokonttorien ilosanoman ydin. Työpäivästä selviytyminen ja keskittyminen työtehtävään näyttäytyy haasteena, johon on vastattava viitenä päivänä viikossa.

Suomalaisissa yliopistoissa on tehty tutkimuksia, jotka muun muassa esittävät, että työkavereiden puhe vaikuttaa negatiivisesti yksilön kognitiiviseen eli tiedolliseen suoriutumiseen ja että monitilatoimisto sopii konseptina huonosti esimerkiksi keskittymistä vaativaan, akateemiseen työhön.

Silti esimerkiksi Helsingin yliopistolla tilankäyttöä tiivistetään henkilöstön vastustuksesta huolimatta. Kuka välittää tutkimustuloksista, jos eivät edes yliopistot itse? Onko toimistojen evoluutiossa kyse yhdestä aikamme suuresta työelämähuijauksesta?

Tasa-arvon tavoittelusta kustannustehokkuuteen

Avokonttorien historia juontaa 1960-luvulle, jolloin haluttiin lisätä toimistotyön tasa-arvoa ja ihmisten välistä kommunikointia. Saksassa luotiin ylevä termi bürolandschaft – maisemakonttori. Yhdessä suuressa huoneessa oli vieri viereen sijoitettuja työpöytiä.

1970-luvulla alettiin kaivata yksityisyyttä. Toimistoille lipuivat avointa tilaa jakavat sermit, ja 1980-luvulla niitä oli kannettu avokonttoriin jo niin paljon, että ihmiset istuivat omissa ”karsinoissaan”, jotka tihkuivat kustannustehokkuutta. Enää ei ollut paluuta omiin huoneisiin, sillä järjestelyn suomista taloudellisista säästöistä ei oltu valmiita luopumaan.

1990-luvulla koitti lama, ja nekin, jotka olivat siihen asti saaneet pitää huoneensa, pääsivät tutustumaan moderniin tapaan työskennellä avokonttorissa.

Tällä vuosituhannella työt ja huojuvat paperipinot siirtyivät pikkuhiljaa verkkolevylle, ja tietokoneet muuttuivat kannettaviksi. Nykyään moni avokonttori on jo muutettu monitilatoimistoksi, jossa kukin voi itse valita päivittäin työskentelysijaintinsa työn vaatiman intensiivisyyden mukaan.

" Uusia tiloja täytyy opettaa ja opetella käyttämään tarkoituksenmukaisesti"

Vaikka tilojen tiivistämiseen liittyy usein säästötoimia, liittyy siihen työntekijöiden kannalta myös täysin myönteisiksi luettavia pyrkimyksiä. Hierarkia vähenee, ja spontaanit keskustelut lisääntyvät, kun kenenkään oveen ei tarvitse käydä koputtamassa. Aika on ajanut ohi käytäväkaupalla jatkuvista työhuonerivistöistäkin.

Ajatus siitä, että työskentelytila valitaan työtehtävän mukaan, ei ole hullumpi, mutta tutkimusten mukaan ihmiset käyttävät monitilatoimistoja monissa organisaatioissa väärin. Työntekijät hakeutuvatkin joka aamu omalle tutulle paikalleen, ja moderniksi työtilaksi tarkoitettu toimisto toteuttaa avokonttorin kehnoa perintöä. Onko vika siis tilassa vai sen käyttäjissä?

Diplomi-insinööri Miikka Palvalin tutki tuoreessa väitöskirjassaan sitä, miten monitilatoimistot vaikuttavat työn tekemiseen.

– Monitilatoimisto sopii parhaiten sellaiseen työhön, joka sisältää luontaisesti liikkumista organisaation sisällä esimerkiksi palavereissa sekä ulkopuolella asiakkaita tapaamassa tai jossa tehdään muuten vain runsaasti etätyötä. Jos taas työtehtävät ovat pitkälti omalla koneella tehtäviä ja samantyyppisiä päivästä toiseen, oma työpiste tai jopa työhuone saattaa olla ihan perusteltu.

Palvalinin mukaan monessa paikassa on kova into toteuttaa uudenlaisia tilaratkaisuja, mutta hän korostaa valmistelun ja suunnittelun tärkeyttä. Tilamuutos on myös kulttuurimuutos, ja työntekijät täytyy ottaa mukaan jo suunnittelun alkuvaiheessa.

– Monitilatoimisto ei vain sovellu kaikkiin töihin, ja se on silloin vähän kuin yrittäisi tunkea neliön muotoista palikkaa ympyrän muotoiseen reikään. Huolellisen suunnittelun jälkeen käyttöönotto on erittäin kriittinen vaihe. Uusia tiloja täytyy opettaa ja opetella käyttämään tarkoituksenmukaisesti.

Työntekijöitä täytyy myös kannustaa kokeilemaan.

Muutos ei tapahdu seiniä purkamalla ja maalaamalla tai designtuoleja ripottelemalla. Sille täytyy Palvalinin mukaan antaa kuukausia tai jopa vuosi aikaa. Organisaation täytyy myös valmistautua tekemään muutoksia sen jälkeen, kun käytäntö on näyttänyt, mikä toimii, mikä ei.

Palvalin uskoo, että monitilatoimistot ovat tulevaisuutta, koska ihmiset haluavat valita yhä useammin itse, missä ja milloin he työnsä tekevät.

"On väärä uskomus, että kun ihmiset viedään samaan tilaan, he alkavat innovoida"

Monitilaratkaisut voivat olla myös näennäisesti yhteisöllisiä. Ihmisiä vilisee ympärillä, mutta ihmiset kärsivät irrallisuudesta.

Työterveyslaitoksen tutkija ja sosiaali­psykologi Sari Käpykangas on perehtynyt työntekijälähtöiseen kehittämistyöhön ja yhteistyön kehittymisen mekanismeihin.

– Tila ei itsessään synnytä hyvinvointia tai yhteistyötä. Helposti ajatellaan, että ”hei, nyt lähtee tuottavuus nousuun”. Mutta ei se niin mene. Sosiaalinen pääoma rakentuu ihmisten välille. On väärä uskomus, että kun ihmiset viedään samaan tilaan, he alkavat innovoida, ideoida ja olla luovia. Muutostilannetta pitää ohjata, ja ihmisille pitää antaa siihen työkaluja. Esimerkiksi verkostoitumisen johtamiseen pitäisi panostaa todella paljon, vaikka oltaisiin monitilatoimistossa.

Käpykangas toivoo, että yhteisöllisyyden rakentumiseen kiinnitettäisiin erikseen huomiota.

– Täytyy olla yhteistä tekemistä, jotta syntyisi yhteisöllisyyttä. Henkilöstöä täytyy ohjata, ja sosiaaliseen kanssakäymiseen täytyy budjetoida erikseen työaikaa.